Ochrana osobních údajů

1. Správce osobních údajů

Společnost Sales Robots s.r.o. (IČ 09586563, se sídlem Generála Šišky 26, 143 00 Praha) je správcem osobních údajů uživatelů aplikace Salesbot.cz v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů. Jako správce zpracovává zejména tyto údaje uživatelů: kontaktní údaje (např. jméno, e-mail, telefon), platební a fakturační údaje (IČ, DIČ, sídlo/společenská adresa, bankovní účet, fakturační údaje) a dále technické údaje (IP adresu, přihlašovací údaje, analytická data o používání aplikace). Společnost je také zpracovatelem osobních údajů jiných subjektů, pokud je do aplikace vloží sami uživatelé – například jména a kontaktní údaje osob oslovených přes LinkedIn.

2. Účely zpracování osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme výhradně za konkrétními účely souvisejícími s provozem služby Salesbot.cz. Hlavními účely zpracování jsou:

Poskytování služby: Správa uživatelských účtů, zpřístupnění aplikace a nástrojů a plnění závazků z uzavřené smlouvy (např. autorizace, technická údržba, plánované odstávky).
Komunikace: Odpovědi na dotazy uživatelů, zasílání notifikací a informací o změnách služby (e-mailem či jinými kanály).
Fakturace a platební operace: Vystavování a zasílání faktur, zpracování platebních informací a vedení účetnictví.
Zajištění bezpečnosti: Ochrana systému, detekce a předcházení útokům nebo zneužití (bezpečnostní logy, zálohy, monitorování přístupů).
Analytika a optimalizace: Vyhodnocování anonymizovaných statistik o využívání aplikace za účelem zlepšování funkcí a služeb (zpracování nestrukturovaných nebo agregovaných dat pro interní analýzy).
Podpora a zákaznický servis: Zpracování údajů pro účely technické podpory (např. detailní historie komunikace), poskytování poradenství a dalších služeb spojených s používáním aplikace.

3. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

Správce zpracovává následující kategorie osobních údajů:

Osobní údaje uživatelů aplikace: Jméno a příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo, (v případě firemních uživatelů) IČ, DIČ, fakturační adresa a bankovní údaje. Dále IP adresa a technické identifikátory zařízení.
Analytické údaje: Data o aktivitách a činnostech v aplikaci (např. četnost přihlášení a používání funkcí), vyhodnocovaná v agregované nebo pseudonymizované podobě, kde je to možné.
Osobní údaje vložené uživateli: Kontaktní informace třetích osob, které uživatelé do systému vkládají (např. jména a kontaktní údaje osob oslovených prostřednictvím LinkedIn).

4. Zpracování v rámci funkcí služby

Oslovování a CRM: Na pokyn uživatele služba vyhledává osoby na LinkedInu a o každé ukládá jen nezbytné údaje: jméno, headline, aktuální firmu a pozici, lokalitu, odkaz na profil, zdroj a datum získání a poznámky, úkoly a historii komunikace uživatele. Fotky, texty z profilu (např. „O mně“), vzdělání, dovednosti, dřívější pozice ani kontaktní údaje z LinkedInu neukládá. Pro tyto osoby je správcem uživatel a Salesbot jeho zpracovatelem (viz obchodní podmínky, část Zpracování osobních údajů pro Uživatele). Pozvánky, zprávy a e-maily odesílá jménem uživatele výhradně přes účty, které uživatel sám propojil (LinkedIn, vlastní e-mailová schránka Outlook nebo IMAP/SMTP), a v rámci jeho limitů a nastavení schvalování.
Námitka proti oslovení: Kdo uživateli sdělí, že nechce být kontaktován, je zařazen na seznam „Nekontaktovat“. Jeho údaje se smažou a uchová se jen identifikátor (adresa LinkedIn profilu nebo e-mail), aby jej služba už nikdy znovu neuložila ani neoslovila.
Profilování: AI navrhuje zprávy podle údajů o osobě a firmě a při hledání řadí osoby podle seniority a oddělení. O oslovení vždy rozhoduje člověk; nejde o automatizované rozhodování s právními účinky (čl. 22 GDPR).
Umělá inteligence: Pro psaní konceptů zpráv a odpovědí a pro kontrolu zpráv před odesláním (správné jméno, firma, gramatika) předáváme poskytovatelům AI modelů (Google – Gemini, OpenAI) pouze údaje potřebné pro daný úkol, zejména text zprávy a údaje o oslovované osobě a firmě. Využíváme jejich API služby pro firemní zákazníky.
Připojené aplikace (MCP): Uživatel může ke svému účtu připojit AI aplikace, například Claude, ChatGPT nebo Cursor, přihlášením (OAuth) nebo API klíčem. Připojená aplikace pak na pokyn uživatele čte a mění data v jeho účtu a provádí akce stejně jako uživatel v aplikaci. Na zpracování dat v těchto aplikacích se vztahují podmínky jejich poskytovatelů. Přístup lze kdykoli odebrat v aplikaci v Nastavení → MCP.
Čtení firemních webů: Na pokyn uživatele služba přečte několik veřejných stránek webu konkrétní firmy a vrátí stručný výtah se zdroji. Jako kontakt vrací jen obecné firemní e-mailové adresy (např. info@); osobní e-maily a telefonní čísla ve výtahu skrývá a seznamy zaměstnanců nesbírá. Jména uvedená v běžném textu stránky ve výtahu zůstat mohou. Pravidla a možnost zákazu pro provozovatele webů popisují obchodní podmínky (část Čtení firemních webů).
Údaje z obchodního rejstříku: Na pokyn uživatele služba k firmě v CRM doplní veřejné údaje z rejstříku ARES (IČO, právní forma, činnosti, velikostní kategorie, sídlo, datum vzniku). Na výslovný pokyn uživatele převezme i osoby zapsané u firmy v obchodním rejstříku (statutární orgán, dozorčí rada, prokura), a to jen jméno, funkci, orgán a zdroj; datum narození ani adresu bydliště neukládá. Správcem těchto údajů je uživatel, Salesbot je zpracovává jako zpracovatel.

5. Právní důvody zpracování

Zpracování osobních údajů probíhá na základě příslušných právních titulů podle čl. 6 odst. 1 GDPR. Vycházíme zejména z:

Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR): Zpracování nezbytné pro poskytování služby Salesbot.cz a plnění závazků ze smlouvy (registrace, přístup k aplikaci, generování výstupů, zasílání faktur apod.).
Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR): Zabezpečení služby a dat, prevence zneužití, ochrana právních nároků, zlepšování služby a přímý marketing vůči stávajícím zákazníkům v rozsahu povoleném právními předpisy. Proti přímému marketingu lze kdykoli vznést námitku.
Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR): Volitelné analytické a marketingové cookies a další zpracování, u kterého je souhlas vyžadován. Souhlas lze kdykoli odvolat bez vlivu na zákonnost předchozího zpracování.
Zákonná povinnost (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR): Zpracování požadované právními předpisy, např. pro potřeby účetnictví a daňové evidence (vystavování a archivace účetních a daňových dokladů podle zákona č. 563/1991 Sb. a č. 235/2004 Sb.) nebo pro archivaci smluvních dokumentů.

6. Doba uchování osobních údajů

Osobní údaje uchováváme po dobu nezbytně nutnou pro splnění výše uvedených účelů a podle příslušných zákonných lhůt. V praxi to znamená zejména po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu vyžadovanou obchodními, daňovými a účetními předpisy (např. daňové doklady až 10 let) nebo po dobu příslušných promlčecích lhůt. Technické protokoly a bezpečnostní záznamy jsou zpravidla uchovávány po kratší dobu, obvykle měsíce až 1 rok, podle jejich účelu.

Údaje, které uživatel do aplikace vloží nebo které služba získá na jeho pokyn (kontakty, firmy, zprávy, poznámky a další záznamy v CRM), uchováváme po dobu trvání účtu, nejdéle však 12 měsíců od poslední aktivity u dané osoby (uložení, zpráva, odpověď, změna v CRM); poté je služba automaticky smaže. Výjimkou jsou zákazníci ve fázi obchodu „Vyhráno“. Seznam osob, které vznesly námitku, se nemaže. Uživatel může údaje kdykoli smazat i sám. Celý účet lze smazat v aplikaci (Nastavení → Předplatné → Smazat účet): účet se ihned pozastaví a 14 dní po žádosti jej i se všemi daty smažeme; do té doby lze smazání zrušit. Účty, které jsou 12 měsíců bez aktivního předplatného nebo zkušebního období, smažeme automaticky; 30 dní předem na to upozorníme e-mailem. Daňové a účetní doklady uchováváme po dobu stanovenou zákonem.

7. Přenosy osobních údajů mimo EU/EHP

Osobní údaje uživatelů mohou být za účelem poskytování služby předávány důvěryhodným zpracovatelům a subdodavatelům, kteří mohou sídlit mimo Evropský hospodářský prostor. V případě přenosu do třetích zemí (např. USA) je prováděn v souladu s GDPR pouze při zajištění odpovídajících záruk. Typicky jsou využívány standardní smluvní doložky Evropské komise nebo jiné schválené mechanismy (pokud je země klasifikována jako „třetí země s odpovídající úrovní ochrany"). Mezi zpracovatele patří zejména: Supabase (databáze a přihlašování), Vercel (hosting aplikace), Unipile (napojení na LinkedIn a e-mailové schránky), Apify (načítání veřejných údajů z profilů), Google (vyhledávání a AI model Gemini; Google Analytics pouze s vaším souhlasem s cookies), OpenAI (kontrola zpráv) a Stripe (platby a předplatné). Přenos těchto údajů zabezpečujeme odpovídajícími smluvními zárukami. Správce zajistí, že přenosy do třetích zemí probíhají vždy v souladu s články 44–50 GDPR.

K údajům mohou mít v nezbytném rozsahu přístup poskytovatelé hostingu a cloudové infrastruktury, databázových a komunikačních služeb, fakturace a plateb, analytiky a správy souhlasů, zákaznické podpory a integrací používaných uživatelem. Tito dodavatelé zpracovávají údaje podle smluvních pokynů a pouze pro sjednaný účel.

8. Práva subjektů údajů

Subjekt údajů (fyzická osoba, jejíž údaje zpracováváme) má podle GDPR tato práva:

Právo na přístup k údajům: Žádat potvrzení o tom, zda jsou jeho osobní údaje zpracovávány, a získat kopie těchto údajů. Současně má nárok na informace o účelu zpracování, kategoriích údajů, příjemcích, plánované době uchování a dalších relevantních skutečnostech.
Právo na opravu: Požadovat opravu (aktualizaci) nepřesných nebo neúplných osobních údajů.
Právo na výmaz („být zapomenut"): Žádat výmaz osobních údajů, pokud již nejsou potřebné pro účel zpracování, byl odvolán souhlas bez jiného právního důvodu ke zpracování, byly zpracovány protiprávně apod.
Právo na omezení zpracování: Žádat dočasné omezení zpracování namísto výmazu (např. v případě probíhající reklamace nebo sporné přesnosti údajů).
Právo na přenositelnost údajů: Získat od správce osobní údaje, které subjekt poskytl, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a požádat o jejich předání jinému správci (využitelných pouze u zpracování založeného na souhlasu nebo smlouvě).
Právo vznést námitku: Vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu. Při námitce proti přímému marketingu přestaneme údaje pro tento účel zpracovávat. V ostatních případech zpracování ukončíme, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody, které převažují nad právy subjektu údajů.
Právo odvolat souhlas: Pokud bylo zpracování založeno na souhlasu (např. marketingová sdělení, uživatelské cookies), může subjekt svůj souhlas kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování prováděného před tímto odvoláním.
Právo podat stížnost: Má právo podat stížnost u dozorujícího orgánu, kterým je v ČR Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz), pokud se domnívá, že je při zpracování jeho osobních údajů porušeno právo.

Žádost o uplatnění práv lze zaslat písemně nebo e-mailem na kontaktní údaje správce uvedené níže. Správce je povinen reagovat na žádost bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od doručení žádosti.

9. Kontakt na správce

Správcem osobních údajů je Sales Robots s.r.o., Generála Šišky 26, 143 00 Praha (IČ 09586563). Kontaktní e-mail pro uplatnění práv a dotazy týkající se ochrany osobních údajů je info@salesbot.cz (případně zákaznický e-mail poskytovaný v rámci aplikace).

Dokument může správce kdykoli aktualizovat. O změnách zásad budou uživatelé informováni nejméně se čtrnáctidenním předstihem (např. e-mailem či oznámením v aplikaci). Tyto zásady vstupují v platnost dnem jejich zveřejnění.