Zásady ochrany osobních údajů Salesbot.cz

1. Správce osobních údajů

Společnost Sales Robots s.r.o. (IČ 09586563, se sídlem Generála Šišky 26, 143 00 Praha) je správcem osobních údajů uživatelů aplikace Salesbot.cz v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů. Jako správce zpracovává zejména tyto údaje uživatelů: kontaktní údaje (např. jméno, e-mail, telefon), platební a fakturační údaje (IČ, DIČ, sídlo/společenská adresa, bankovní účet, fakturační údaje) a dále technické údaje (IP adresu, přihlašovací údaje, analytická data o používání aplikace). Společnost je také zpracovatelem osobních údajů jiných subjektů, pokud je do aplikace vloží sami uživatelé – například jména a kontaktní údaje osob oslovených přes LinkedIn.

2. Účely zpracování osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme výhradně za konkrétními účely souvisejícími s provozem služby Salesbot.cz. Hlavními účely zpracování jsou:

• Poskytování služby: Správa uživatelských účtů, zpřístupnění aplikace a nástrojů a plnění závazků z uzavřené smlouvy (např. autorizace, technická údržba, plánované odstávky).
• Komunikace: Odpovědi na dotazy uživatelů, zasílání notifikací a informací o změnách služby (e-mailem či jinými kanály).
• Fakturace a platební operace: Vystavování a zasílání faktur, zpracování platebních informací a vedení účetnictví.
• Zajištění bezpečnosti: Ochrana systému, detekce a předcházení útokům nebo zneužití (bezpečnostní logy, zálohy, monitorování přístupů).
• Analytika a optimalizace: Vyhodnocování anonymizovaných statistik o využívání aplikace za účelem zlepšování funkcí a služeb (zpracování nestrukturovaných nebo agregovaných dat pro interní analýzy).
• Podpora a zákaznický servis: Zpracování údajů pro účely technické podpory (např. detailní historie komunikace), poskytování poradenství a dalších služeb spojených s používáním aplikace.

3. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

Správce zpracovává následující kategorie osobních údajů:

• Osobní údaje uživatelů aplikace: Jméno a příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo, (v případě firemních uživatelů) IČ, DIČ, fakturační adresa a bankovní údaje. Dále IP adresa a technické identifikátory zařízení.
• Analytické údaje: Data o aktivitách a činnostech v aplikaci (např. četnost přihlášení, používání funkcí), vyhodnocované anonymizovaně pro zajištění kvality služby.
• Osobní údaje vložené uživateli: Kontaktní informace třetích osob, které uživatelé do systému vkládají (např. jména a kontaktní údaje osob oslovených prostřednictvím LinkedIn).

4. Právní důvody zpracování

Zpracování osobních údajů probíhá na základě příslušných právních titulů podle čl. 6 odst. 1 nařízení GDPR a čl. 4 zákona č. 110/2019 Sb. Vycházíme zejména z:

• Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR): Zpracování nezbytné pro poskytování služby Salesbot.cz a plnění závazků ze smlouvy (registrace, přístup k aplikaci, generování výstupů, zasílání faktur apod.).
• Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR): Zpracování sloužící zabezpečení služby a dat, detekci podvodných či škodlivých aktivit, ochranu integrity a optimalizaci aplikace, jakož i (s případným souhlasem) rozesílání informací o novinkách či marketingových sdělení. Například zajištění provozu, prevence zneužití a ochrana před útoky je oprávněným zájmem správce.
• Zákonná povinnost (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR): Zpracování požadované právními předpisy, např. pro potřeby účetnictví a daňové evidence (vystavování a archivace účetních a daňových dokladů podle zákona č. 563/1991 Sb. a č. 235/2004 Sb.) nebo pro archivaci smluvních dokumentů.

5. Doba uchování osobních údajů

Osobní údaje uchováváme po dobu nezbytně nutnou pro splnění výše uvedených účelů a podle příslušných zákonných lhůt. V praxi to znamená např.: po dobu trvání smluvního vztahu a dále dle obchodního, daňového a účetního práva (např. daňové doklady uchováváme až 10 let). Některé údaje mohou být uchovány až do promlčecí doby případných nároků (např. 15 let). Technické protokoly a bezpečnostní záznamy (logy) jsou zpravidla uchovávány po kratší dobu (řádově měsíce až 1 rok) podle interních zásad pro audit a bezpečnost.

6. Přenosy osobních údajů mimo EU/EHP

Osobní údaje uživatelů mohou být za účelem poskytování služby předávány důvěryhodným zpracovatelům a subdodavatelům, kteří mohou sídlit mimo Evropský hospodářský prostor. V případě přenosu do třetích zemí (např. USA) je prováděn v souladu s GDPR pouze při zajištění odpovídajících záruk. Typicky jsou využívány standardní smluvní doložky Evropské komise nebo jiné schválené mechanismy (pokud je země klasifikována jako „třetí země s odpovídající úrovní ochrany"). Mezi subdodavatele může patřit například poskytovatel API Unipile, který zpracovává data zasílaná z aplikace; přenos těchto údajů zabezpečujeme odpovídajícími smluvními zárukami. Správce zajistí, že přenosy do třetích zemí probíhají vždy v souladu s články 44–50 GDPR.

7. Práva subjektů údajů

Subjekt údajů (fyzická osoba, jejíž údaje zpracováváme) má podle GDPR tato práva:

• Právo na přístup k údajům: Žádat potvrzení o tom, zda jsou jeho osobní údaje zpracovávány, a získat kopie těchto údajů. Současně má nárok na informace o účelu zpracování, kategoriích údajů, příjemcích, plánované době uchování a dalších relevantních skutečnostech.
• Právo na opravu: Požadovat opravu (aktualizaci) nepřesných nebo neúplných osobních údajů.
• Právo na výmaz („být zapomenut"): Žádat výmaz osobních údajů, pokud již nejsou potřebné pro účel zpracování, byl odvolán souhlas bez jiného právního důvodu ke zpracování, byly zpracovány protiprávně apod.
• Právo na omezení zpracování: Žádat dočasné omezení zpracování namísto výmazu (např. v případě probíhající reklamace nebo sporné přesnosti údajů).
• Právo na přenositelnost údajů: Získat od správce osobní údaje, které subjekt poskytl, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a požádat o jejich předání jinému správci (využitelných pouze u zpracování založeného na souhlasu nebo smlouvě).
• Právo vznést námitku: Vznést námitku proti zpracování osobních údajů založenému na oprávněném zájmu správce nebo na provádění úkolu ve veřejném zájmu (včetně marketingu). Pokud subjekt namítne zpracování kvůli svým konkrétním okolnostem, správce údaje přestane zpracovávat, pokud nemůže prokázat pádné oprávněné důvody.
• Právo odvolat souhlas: Pokud bylo zpracování založeno na souhlasu (např. marketingová sdělení, uživatelské cookies), může subjekt svůj souhlas kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování prováděného před tímto odvoláním.
• Právo podat stížnost: Má právo podat stížnost u dozorujícího orgánu, kterým je v ČR Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz), pokud se domnívá, že je při zpracování jeho osobních údajů porušeno právo.

Žádost o uplatnění práv lze zaslat písemně nebo e-mailem na kontaktní údaje správce uvedené níže. Správce je povinen reagovat na žádost bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od doručení žádosti.

8. Kontakt na správce

Správcem osobních údajů je Sales Robots s.r.o., Generála Šišky 26, 143 00 Praha (IČ 09586563). Kontaktní e-mail pro uplatnění práv a dotazy týkající se ochrany osobních údajů je info@salesbot.cz (případně zákaznický e-mail poskytovaný v rámci aplikace).

Dokument může správce kdykoli aktualizovat. O změnách zásad budou uživatelé informováni nejméně s třicetidenním předstihem (např. e-mailem či oznámením v aplikaci). Tyto zásady vstupují v platnost dnem jejich zveřejnění.